MS Access er meget nem at bruge, fordi den har en simpel brugergrænseflade. Det er også muligt ikke kun at gemme vigtig information, men også at behandle data, herunder oprettelse af formularer, rapporter og forskellige diagrammer.
Nødvendig
- - computer;
- - MS Access-program.
Instruktioner
Trin 1
Start adgangsprogrammet, og klik på "Ny" gennem menuen i fanen "Filer". Vælg derefter "Database", og klik på OK. Der vises et vindue, hvor du bliver nødt til at angive databasens navn eller være enig med den foreslåede db1, og du skal også vælge placeringen til databasen.
Trin 2
Efter oprettelse af basen vises et vindue med funktioner til videre arbejde. Til venstre er en kolonne med en liste over sektioner. Elementet "Tabeller" skal vælges som standard. Til højre for kolonnen er der en liste over muligheder for oprettelse af databasetabeller: "Oprettelse af en tabel i designtilstand", "Oprettelse af en tabel ved hjælp af guiden", "Oprettelse af en tabel ved indtastning af data".
Trin 3
Klik på "Opret tabel i designtilstand" for at oprette en ny tabel i databasen. Et nyt vindue vises på skærmen med et gitter øverst til indtastning af tabelparametre: felter, felttype og beskrivelse. Egenskaberne for hvert nyt felt vises nederst i vinduet.
Trin 4
Opret en tabel med fire felter:
1. Kode. Felttypen er numerisk.
2. Efternavn. Feltypen er tekst.
3. Navn. Felttype - tekst
4. Telefon. Feltypen er tekst.
Fremhæv det første felt, højreklik og vælg Nøglefelt. Luk og gem den oprettede tabel under et navn, der passer dig, f.eks. "Agent". Åbn den oprettede tabel, og indtast detaljerne for de to agenter.
Trin 5
Opret en anden tabel med tre felter:
1. Position. Feltypen er tekst.
2. Løn. Felttypen er monetær.
Luk og gem den oprettede tabel med et navn som "Medarbejder". Åbn den oprettede tabel, og indtast data for to medarbejdere.
Trin 6
Klik på fanen "Forespørgsler" og derefter på "Opret forespørgsel i designtilstand". Et vindue åbnes med en liste over tabeller oprettet i programmet. Vælg begge allerede oprettede tabeller. Nederst i anmodningsformularen skal du vælge feltet "Medarbejder. Efternavn" i den første kolonne og i den anden kolonne - "Organisation. Position". Luk og gem formularen til ansøgning om medarbejdertitel. Hvis du åbner denne forespørgsel, vil du kun se to kolonner "Efternavn" og "Titel". Her vises kun oplysningerne af interesse, hvilken stilling en bestemt medarbejder besidder.
Trin 7
For at gøre det nemmere at udfylde databasen skal du klikke på fanen "Formular" og derefter "Opret en formular ved hjælp af guiden". I vinduet, der åbnes, skal du vælge tabellen "Agent" og derefter fra vinduet "Tilgængelige felter" ved hjælp af pileknappen flytte felterne "Efternavn", "Fornavn", "Telefon" til "Valgte felter" vindue. Klik på knappen Næste, og vælg et praktisk formularformat, for eksempel Ribbon. Klik på Næste, og vælg den ønskede stil, for eksempel Standard. Klik på knappen Næste, og navngiv formularen Agent. Klik på knappen Afslut. En formular vises med to felter, som allerede indeholder oplysninger om to agenter. Nedenfor er et tomt felt, hvor du kan indtaste oplysninger om den tredje agent osv.
Trin 8
I databasevinduet skal du vælge "Rapporter" og klikke på fanen "Opret en rapport ved hjælp af guiden". Vælg anmodningen "Medarbejderposition" i det vindue, der åbnes. Træk "Efternavn" og "Placering" til venstre i vinduet til venstre, klik på knappen "Næste" og derefter på knappen "Udfør". En rapportformular med oplysninger fra den valgte anmodning vises på skærmen. Rapportfunktionen gør det muligt at vælge den ønskede information fra databasen for en mere praktisk opfattelse. Rapporter kan også udskrives.
Trin 9
Makroer giver dig mulighed for at automatisere handlinger på databaseobjekter. Klik på fanen "Makroer" og derefter på knappen "Opret". Designvinduet åbnes. På rullelisten skal du vælge OpenRequest-makroen og derefter vælge navnet på anmodningen, medarbejdertitel. Luk vinduet, og gem den oprettede makro. Dobbeltklik på den oprettede makro, og anmodningen "Medarbejderposition" åbnes.
