En sagsnomenklatur er en nummereret liste over sags titler, der er arkiveret i en organisation. Ifølge dette dokument udføres alt arbejdet med dokumentationen af virksomheden. Det afspejler lagringstiden for specifikke dokumenter, og hvilken afdeling der er ansvarlig for hvilken dokumentation.
Nødvendig
- - viden om kontorarbejde
- - en typisk liste over dokumenter med opbevaringsperioder.
Instruktioner
Trin 1
Tag en beslutning om udviklingen af nomenklaturen, dette skal ske ved hjælp af ordren til organisationen. Angiv i den, hvem der skal oprette nomenklaturen, under hvis ledelse og i hvilken tidsramme. Gør derefter klar over emnets omfang. For at oprette en individuel nomenklatur kan du bruge en omtrentlig, den kan sammensættes til grupper af organisationer, der er en del af det samme system. Overvej strukturen i din organisation, når du udarbejder dette dokument.
Trin 2
Vælg klassificeringsskemaet på basis af hvilket nomenklaturen skal bygges. Det afhænger af virksomhedens struktur. Hvis det er stabilt nok, skal du vælge et blokdiagram over nomenklaturen. Hvis det ændres ofte, skal du vælge et funktionelt produktionsskema. I det første tilfælde svarer sektionerne i nomenklaturen til navnene på virksomhedens strukturelle divisioner. Sekvensen af deres placering skal svare til personaletabellen. I det andet tilfælde skal du bruge funktionerne eller anvisningerne i organisationens aktiviteter som sektioner, når du udarbejder nomenklaturen for virksomhedens anliggender.
Trin 3
Formuler overskrifterne i sagerne. Titlen skal være klar, kortfattet og offentliggøre hovedstrukturen og indholdet af sagsdokumenterne. Inkluder også i det præcisering af sagens indhold, oplysninger om ægtheden og kopier af dokumenter. Brug ikke indledende ord, komplekse sætninger og ikke-specifik formulering i overskrifterne.
Trin 4
Når du sammensætter en liste med overskrifter, skal du bruge følgende tegn: nominel (dokumenttype), forfatterens, korrespondent, kronologiske (tidspunkt for oprettelse), emnespørgsmål, geografisk.
Trin 5
Bestem opbevaringsperioder for sager, til denne brug en standardliste med ledelsesdokumenter. Fuldfør designet af nomenklaturen, selve teksten skal se ud som en tabel, sæt godkendelsesstemplet på titelsiden.
