Stavekontrol bruges i Microsoft Office-pakker til at løse problemet med adskillige skrivefejl samt stave- og tegnsætningsfejl, der ofte opstår, når en person indtaster forskellige oplysninger fra tastaturet. Samtidig hjælper stavekontrollen med at visuelt påpege mangler i teksten, så brugeren kan rette dem.
Tænd for stavekontrol
For at aktivere stavekontrol i Microsoft Office skal du åbne Word-softwareproduktet ved hjælp af en genvej på skrivebordet eller menupunktet "Start" - "Alle programmer" - Microsoft Office - Microsoft Word. Klik på fanen Filer (Microsoft Office 2013) eller klik på Office-knappen (Microsoft Office-versioner 2010 og 2007). Gå til afsnittet "Indstillinger" og klik på "Stavekontrol". Vælg menuen Undtagelser, og klik på feltet Aktuelt filnavn. Fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltet ud for "Skjul stavefejl" og "Skjul grammatiske fejl".
Hvis du vil aktivere automatisk stavekontrol for alle dokumenter, du åbner i Microsoft Office, skal du markere indstillingen "Alle nye dokumenter" i afsnittet "Undtagelser". Fjern markeringen i de tilsvarende "Skjul" afkrydsningsfelter, og gem ændringerne ved at klikke på knappen "OK".
I PowerPoint kan du aktivere automatisk stavekontrol fra den lignende menu "Indstillinger" - "Stave og stavning". Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for "Skjul stavefejl", og gem dine ændringer.
Arbejdsmekanisme
Når der opstår en fejl i teksten, understreger Word den med en rød, blå eller grøn linje. Den røde linje bruges til at rette stavefejl. Punktuationsmangler er angivet med en blå linje, og grammatiske fejl er angivet med en grøn, snoet linje. For at se mulige stavemåder og rettelser skal du højreklikke på det understregede ord eller sætning.
Hvis du accepterer den foreslåede Word-mulighed, skal du vælge den ved at klikke på det relevante menupunkt. Word retter automatisk fejlen og fjern understregningen. Hvis du mener, at der ikke er nogen fejl på dette sted i teksten, og ordet er stavet korrekt, kan du ignorere understregningen eller klikke på genvejsmenuen "Spring alle over", som også er tilgængelig ved at trykke på højre museknap.
Autokorrektur
Du kan også aktivere funktionen AutoCorrect, som er tilgængelig i Office-programmer. Denne parameter giver dig mulighed for automatisk at rette forkert stavede ord i overensstemmelse med en liste manuelt oprettet af brugeren. Du kan tilføje ord, der forårsager staveproblemer.
For at aktivere automatisk erstatning skal du gå til afsnittet "Indstillinger" - "Stavekontrol" - "Indstillinger for autokorrektur". Marker afkrydsningsfeltet "Erstat som du skriver". I feltet "Udskift" skal du angive de ord eller sætninger, der gør din stavning vanskelig. Skriv det forkert stavede ord i venstre kolonne, og skriv den rigtige stavning til højre. Når du har tilføjet et tilstrækkeligt antal ord og sætninger, skal du klikke på "OK" og gemme ændringerne.
