Registrering af et indgående dokument er en fiksering af det faktum at modtage et dokument i en organisation. Uanset om det er et papirdokument eller et elektronisk, skal det tildeles en registreringskode og en note på modtagelsen i registreringsformularerne. Dette er nødvendigt for at kontrollere udførelsen af dokumentationen og for at lette søgningen efter de nødvendige oplysninger.
Nødvendig
- - computer med internetadgang
- - browser.
Instruktioner
Trin 1
Kør programmet "SB Incoming Documents" for at registrere det indgående dokument. Klik på knappen "Tilføj" for at tilføje dokumentet. Vælg kommandoen "Nyt dokument", tildel kortet et serienummer. Udfyld feltet "I hvis navn", dette er som standard direktør for organisationen. Hvis modtageren af dokumentet er anderledes, skal du klikke på knappen til højre for feltet og tilføje et andet element til biblioteket, for eksempel vicedirektør. Vælg et emne til dokumentet, føj det først til biblioteket. Klik på den sorte pil i en tom linje, indtast dokumentets emne. Klik på knappen "Luk", og vælg derefter det indtastede emne i feltet.
Trin 2
Tildel en kode til dokumentet for at supplere registreringsindekset, og indstil derefter datoen for modtagelse af dokumentet, det skal anbringes på det indgående dokument, og tildel derefter det indgående dokumentnummer, det skal også noteres på selve dokumentet. Overfør derefter dato og nummer fra det indgående dokument. Registrering af et indgående dokument fra en person er mulig, klik på knappen "Individuel" og indtast data om ham.
Trin 3
Udfyld feltet "Fra" for at registrere det indgående dokument. Klik på den sorte pil og tilføj afsenderen til biblioteket, eller vælg en eksisterende i dette felt. Dernæst udfyld feltet "Kort beskrivelse og opløsning". Her indtastes essensen af dokumentet såvel som hovedets opløsning (hvad der skal gøres, inden for hvilken tidsramme). Udfyld feltet "Til hvem det sendes", dette letter yderligere kontrol over udførelsen af dokumentet. Udfyld disse oplysninger fra lederens beslutning. Udfyld feltet Hvem underskrevet ved først at føje embedsmanden til det relevante bibliotek. Vælg forfaldsdatoen i det relevante felt. Dette gør det muligt for programmet at minde dig om den nærmeste frist for udførelse af dokumentet. Udfyld forfaldsdatoen for dokumentet. Upload dokumentet til systemet ved at klikke på knappen "Gennemse". Klik på knappen "Gem" for at fuldføre registreringen af det indgående dokument.
Trin 4
Kør et alternativt program for at registrere det indgående dokument. Programmer til elektronisk dokumenthåndtering indebærer en lignende rækkefølge af handlinger med registrering af indgående dokumenter. Brug programmer som "Office Work", "Eufrat", "Business".
