Det er ingen hemmelighed, at et dokument enten kan være en elektronisk eller en papirversion. Selvfølgelig er et elektronisk dokument meget mere praktisk, men for at konvertere det ene til det andet har du brug for specielt udstyr.
Elektronisk kopi af dokumentet
I dag er der mange måder at oprette en kopi af et papirdokument, oversætte fra papir til elektronisk osv. Hvis der kun kræves en kopimaskine til at oprette kopier af papirdokumenter, skal du ikke kun specialudstyr, men også software for at overføre et papirdokument til dets elektroniske format.
Hvordan oprettes en elektronisk version af et dokument?
For at oprette en elektronisk kopi af dokumentet har brugeren brug for en scanner eller MFP (multifunktionel enhed). Selvfølgelig, hvis der ikke er behov for en MFP, skal du ikke købe den, det er lettere at komme af med en scanner. For det første vil det være meget billigere, og for det andet vil det udføre nøjagtigt den funktion, som brugeren har brug for, nemlig at scanne dokumentet og oversætte det til elektronisk format.
For at scanneren skal fungere, skal du bruge speciel software - en driver. Normalt følger den med enheden, men hvis den ikke er der, kan du altid finde den på Internettet. Du kan bruge det universelle program ABBY Finereader, som du direkte kan scanne og OCR med.
Hele proceduren for oversættelse af et papirdokument til et elektronisk format kommer ned til disse to procedurer (scanning og tekstgenkendelse). For at lave en elektronisk kopi af dokumentet skal du: gå til menuen "Start" og på listen over alle programmer finde enten driveren fra scanneren eller MFP'en eller ABBY Finereader-programmet og køre det. Efter start af programmet og scanneren kan du åbne låget og placere et papirdokument på det med tekstsiden nedad. Dokumentet skal placeres på scanneroverfladen så jævnt som muligt i forhold til kanterne på enhedens arbejdsflade. Dernæst skal du trykke på låget så tæt som muligt, så belysningen ikke falder på arbejdsfladen. Ellers viser det elektroniske dokument sig at være overeksponeret, det vil sige den del af teksten, som lyset har ramt, ikke vil være synlig.
Dernæst skal du i indstillingerne vælge de optimale scanningsparametre, såsom farve, outputstørrelse, outputopløsning osv. Når alt er klar, kan du klikke på knappen "Scan". Når proceduren er afsluttet, skal du klikke på "Genkendelse", hvormed teksten konverteres til et elektronisk format, f.eks.. Doc, og dokumentet kan åbnes i en teksteditor for at foretage ændringer.
