En database er et katalog over oplysninger. Dataene er organiseret efter almindeligt accepterede regler. Telefonbøger eller ordbøger er de enkleste eksempler på databaser. Med udviklingen af computerteknologi er databaser blevet meget større og mere komplekse.
Forståelse af databaser
Databasen er et værktøj til indsamling og organisering af information. De kan indeholde data om mennesker, produkter, økonomi og mere. Opbygning af en base starter med en simpel liste eller et regneark. Over tid vokser denne liste, og redundans og uoverensstemmelser begynder at vises i dataene. Det bliver svært at tænke på dem som en liste. Når disse problemer begynder at dukke op, er det en god ide at gøre dem til en database ved hjælp af et databasestyringssystem (DBMS). Et af de bedste produkter på dette område er Microsoft Office Acess, som kombinerer fleksibilitet, brugervenlighed og en brugervenlig grænseflade.
Tabeller
En tabel i en database ligner en simpel tabel, idet dataene er gemt i rækker og kolonner. Som et resultat er det normalt ret nemt at importere en almindelig tabel til en database. Den væsentligste forskel mellem et regneark og en database er informationsorganisationens niveau.
Hver række i tabellen kaldes en post. Udvalgte stykker information opbevares. Hver af dem består af et eller flere felter. Felter er analoge med kolonner i en tabel. For eksempel kan du oprette en tabel kaldet "Medarbejdere", hvor hver post (række) indeholder arbejdstagerens personlige data (fornavn, efternavn), og hvert felt (kolonne) giver oplysninger om ham (adresse osv.). Felter skal udpeges som en bestemt datatype, det være sig tekst, dato, klokkeslæt, nummer eller anden form for information.
Formularer
Formularer omtales undertiden som "dataindtastningsskærme". Dette er den type interface, der bruges til at arbejde med dine data. Formularer indeholder ofte kommandoknapper, der udfører forskellige funktioner. Det er meget muligt at oprette en database uden at bruge formularer ved at redigere inputdataene i referencetabellerne. De fleste databaser bruger dog formularer til at få vist, indtaste og ændre tabeller.
Forespørgsler
Forespørgsler er de rigtige arbejdsheste i databasen og kan tjene mange forskellige funktioner. Deres mest almindelige anvendelse har været at hente specifikke data fra tabeller. De oplysninger, som brugeren ønsker at modtage, er normalt spredt over flere tabeller. Forespørgsler giver dig mulighed for at se alle tabeller på samme tid og vise søgeresultatet på skærmen. Derudover giver forespørgsler dig mulighed for at tilføje kriterier, der filtrerer data for en bestemt forespørgsel.
Rapporter
Rapporter bruges til at opsummere og præsentere data i tabeller. Hver rapport kan redigeres for at præsentere oplysninger i et andet format. Rapporten kan genereres når som helst, og den afspejler databasens aktuelle tilstand.
Makroer
Makroer i Access er analoge med det programmeringssprog, der bruges til at tilføje databasefunktionalitet. For eksempel, når der vedhæftes en makro til en knap i en formular, udføres den, når der trykkes på denne knap. Makroer indeholder handlinger til at udføre specifikke opgaver, såsom at generere en rapport, udføre en forespørgsel eller rette oplysninger. De fleste manuelle databasefunktioner kan automatiseres ved hjælp af makroer. Dette sparer meget pc-tid og ressourcer.
