Spørgsmålet om behovet for at oprette et elektronisk arkiv hos virksomheden bliver mere og mere presserende. Og dette er ikke utilsigtet, fordi introduktionen af nye informationsteknologier ikke kun sikrer dokumenternes sikkerhed og pålidelighed, men også reducerer tiden for deres søgning og tillader også, om nødvendigt, flere medarbejdere at få adgang til de samme data på én gang.
Instruktioner
Trin 1
Oprettelsen af et arkiv med elektroniske dokumenter omfatter flere faser. Indledningsvis skal du købe og installere den licenserede software på virksomhedens computerudstyr.
Trin 2
Forbered dokumenter, det vil sige organisere dem, identificere dem i overensstemmelse med den eksisterende struktur for cirkulation af dokumenter i din organisation. Især på dette tidspunkt skal de registreres, sorteres efter holdbarhed, og hæfteklammer og hæfteklammer fjernes fra ikke-syede ark.
Trin 3
Det næste trin er digitalisering eller scanning af dokumenter. Det udføres på teknisk udstyr, der understøtter nøjagtigt typen og formatet på det dokument, der bruges i denne organisation. På dette tidspunkt skal du kontrollere kvaliteten af reproduktionen af dokumenter, hvis det er nødvendigt, scanne igen.
Trin 4
Næste er stadiet med at konvertere (konvertere) dokumenter til det format, der opfylder konceptet med deres lager- og produktionsstandarder, og derefter - indekseringsstadiet, dvs. "Tildeling" af nøgleord til hvert dokument til efterfølgende søgning af de nødvendige oplysninger eller oprettelse af en fuldtekstdatabase.
Trin 5
Ved afslutningen af arbejdet med at oprette et elektronisk arkiv skal du indstille indstillingerne (adgangsret, retten til at ændre dokumenter) og træne organisationens personale.
